บทบาทของระบบสารสนเทศที่มีต่อการจัดการด้านการเงิน

 ระบบการเงิน (financial system) เปรียบเสมือนระบบหมุนเวียนโลหิตของร่างกายที่สูบฉีดโลหิตไปยังอวัยวะต่าง ๆ เพื่อให้การทำงานของอวัยวะแต่ละส่วนเป็นปกติ ถ้าระบบหมุนเวียนโลหิตไม่ดี การทำงานของอวัยวะก็บกพร่อง ซึ่งจะส่งผลกระทบโดยตรงต่อระบบร่างกาย ระบบการเงินจะเกี่ยวกับสภาพคล่อง (liquidity) ในการดำเนินงาน เกี่ยวข้องกับการจัดการเงินสดหมุนเวียน ถ้าธุรกิจขาดเงินทุน อาจก่อให้เกิดปัญหาขึ้นทั้งโดยตรงและทางอ้อม โดยที่การจัดการทางการเงินจะมีหน้าที่สำคัญ 3 ประการ ดังต่อไปนี้

1. การพยากรณ์ (forecast) การศึกษา วิเคราะห์ การคาดกราณ์ การกำหนดทางเลือก และการวางแผนทางด้านการเงินของธุรกิจ เพื่อใช้ทรัพยากรทางการเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยนักการเงินสามารถใช้หลักการทางสถิติและแบบจำลองทางคณิตศาสตร์มาประยุกต์ การพยากรณ์ทางการเงิน จะอาศัยข้อมูลจากทั้งภายในและภายนอกองค์การ ตลอดจนประสบกราณ์ของผู้บริหารในการตัดสินใจ

2. การจัดการด้านการเงิน (financial management) เกี่ยวข้องกับเรื่องการบริหารเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด เช่น รายรับและรายจ่าย การหาแหล่งเงินทุนจากภายนอก เพื่อที่จะเพิ่มทุนขององค์การ โดยวิธีการทางการเงิน เช่น การกู้ยืม การออกหุ้นหรือตราสารทางการเงินอื่น เป็นต้น

3. การควบคุมทางการเงิน (financial control) เพื่อติดตามผล ตรวจสอบ และประเมินตวามเหมาะสมในการดำเนินงานว่าเป็นไปตามแผนที่กำหนดหรือไม่ ตลอดจนวางแนวทางแก้ไขหรือปรับปรุงให้การดำเนินงานทางการเงินของธุรกิจมีประสิทธิภาพ โดยที่การตรวจสอบและการควบคุมการทางการเงินของธุรกิจสามารถจำแนกออกเป็น 2 ประเภทดังต่อไปนี้

• การควบคุมภายใน (internal control)
• การควบคุมภายนอก (external control)

        ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (finalncial information system) เป็นระบบสารสนเทศที่พัฒนาขึ้นสำหรับสนับสนุนกิจกรรมทางด้านการเงินขององค์การ ตั้งแต่การวางแผน การดำเนินงาน และการควบคุมทางด้านการเงิน เพื่อให้การจัดการทางการเงินเกิดประสิทธิภาพสูงสุด โดยที่แหล่งข้อมูลสำคัญในการบริหารเงินขององค์การมีดังต่อไปนี้

1. ข้อมูลจากการดำเนินงาน (operatins data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานของธุรกิจ ซึ่งเป็นประโยชน์ในการควบคุม ตรวจสอบ และปรับปรุงแผนการเงินขององค์การ

2. ข้อมูลจากการพยากรณ์ (forecasting data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมและประมวลผล เช่น การประมาณค่าใช้จ่ายและยอดขายที่ได้รับจากแผนการตลาด โดยใช้เทคนิคและแบบจำลองการพยากรณ์ โดยที่ข้อมูลจากการพยากรณ์ถูกใช้ประกอบการวางแผน การศึกษาความเป็นไปได้ และการตัดสินใจลงทุน

3. กลยุทธ์องค์การ (corporate strategy) เป็นเครื่องกำหนดและแสดงวิสัยทัศน์ ภารกิจ วัตถุประสงค์ แนวทางการประกอบธุรกิจในอนาคต เพื่อให้องค์การบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ โดยที่กลยุทธ์จะเป็นแผนหลักที่แผนปฏิบัติการอื่นต้องถูกจัดให้สอดคล้องและส่งเสิรมความสำเร็จของกลยุทธ์

4. ข้อมูลจากภายนอก (external data) ข้อมูลทางเศรษฐกิจและการเงิน สังคม การเมือง และปัจจัยแวดล้อมที่มีผลต่อธุรกิจ เช่น อัตราดอกเบี้ย อัตราแลกเปลี่ยน อัตราการเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจ เป็นต้น โดยข้อมูลจากภายนอกจะแสดงแนวโน้มในอนาคตที่ธุรกิจต้องปรับตัวให้สอดคล้องกับสถานกราณ์

        ระบบสารสนเทศด้านการบัญชีและระบบสารสนเทศด้านการเงินจะมีความสัมพันธ์กัน เนื่องจากข้อมูลทางการบัญชีจะเป็นข้อมูลสำหรับการประมวลผลและการตัดสินใจทางการเงิน โดยนักการเงินจะนำตัวเลจทางการบัญชีมาประมวลผลตามที่ตนต้องการ เพื่อให้ได้ข้อมูลสำหรับสนับสนุนการตัดสินใจทางการเงิน

ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (Financial Information Systems)

ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (Financial Information Systems)1) การเงินของบริษัท 2) การจัดสรรและควบคุมแหล่งการเงินภายในบริษัท ประเภทของระบบ
สารสนเทศทางการเงินที่สำคัญที่รวมการจัดการเงินสดและการลงทุน การทำงบประมาณการเงิน
การคาดการณ์ทางการเงิน และการวางแผนทางการเงิน ตามรูปที่ 1
การจัดการเงินสด (Cash Management)ระบบการจัดการด้านเงินสด รวบรวมสารสนเทศจากใบเสร็จรับเงินและการจ่ายเงินเวลาตามจริง
(Realtime) หรือเป็นระยะเวลาสม่ำเสมอ ข้อมูลเหล่านั้นทำให้ธุรกิจสามารถนำเข้าหรือขยายเงินทุน
ได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้น การเพิ่มรายได้เกิดขึ้นจากเงินทุนที่นำเข้าหรือใช้ในการลงทุน ระบบนี้ยังช่วย
คาดการณ์เรื่องการรับเงินสดหรือเงินที่ต้องจ่ายในอนาคตหรือ การคาดการณ์การไหลเวียนด้านการเงิน
(Cash Flow Forecasts) เพื่อตรวจตราการขาดดุลเงินสดหรือการมีรายรับมากกว่ารายจ่าย
สามารถใช้เพื่อหาข้อสรุปในเรื่องโปรแกรมการสะสมเงินสดให้ดีที่สุดและหาทาง เลือกด้านการ
จัดการการเงินหรือกลยุทธ์ในการลงทุน ซึ่งเกี่ยวข้องกับการขาดดุลเงินสดหรือการมีรายรับมากกว่า
รายจ่ายในอนาคต

รูปที่ 1 ตัวอย่างของความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศด้านการเงิน

การจัดการการลงทุนออนไลน์ (Online Investment Management)หลายธุรกิจลงทุนเพื่อเพิ่มเงินสดระยะสั้นในตลาดที่ความเสี่ยงสูง เช่น พันธบัตรของรัฐบาล การลงทุนในบริษัทที่มีความเสี่ยงสูงแต่ให้ผลตอบแทนสูงด้วย หรือในทางเลือกอื่นที่จะทำให้ได้รับผลตอบแทนสูงเช่นกัน ซึ่งในการลงทุนเพื่อได้รับเป็นเงินตอบแทนที่ปลอดภัย สามารถจัดการได้ด้วยความช่วยเหลือจากโปรแกรมสำเร็จรูปที่จัดการด้านนี้ ซึ่งข้อมูลเกี่ยวกับการลงทุนและความปลอดภัยทางการค้าสามารถหาได้จากแหล่งออ นไลน์บนอินเทอร์เน็ตและเครือข่ายอื่นๆ
งบประมาณเงินลงทุน (Capital Budgeting )ในกระบวนการเรื่องงบประมาณเงินลงทุน เกี่ยวข้องกับการประเมินความเป็นไปได้ในการทำผลกำไรและผลกระทบจากการใช้จ่าย เงินทุนที่ได้วางแผนไว้ ค่าใช้จ่ายระยะยาวสำหรับเครื่องจักรกลขนาดใหญ่และเครื่องมือต่างๆสามารถ วิเคราะห์โดยการใช้เทคนิคมากมาย ระบบงานนี้ทำให้เกิดการใช้รูปแบบตารางทำการ (Spreadsheet) ซึ่งวิเคราะห์มูลค่าในปัจจุบันของการไหลเวียนเงินสด และวิเคราะห์ความเป็นไปได้ในการเสี่ยงในเรื่องการให้ผลดีที่สุดของเงินทุน โครงการสำหรับธุรกิจ
การคาดการณ์และการวางแผนด้านการเงิน (Financial Forecasting and Planning)การวิเคราะห์ด้านการเงินโดยปกติแล้ว จะใช้ตารางทำการและซอฟต์แวร์การวางแผนด้านการเงิน (Financial Planning Software) เพื่อประเมินสภาพปัจจุบันและผลการทำงานด้านการเงินของโครงการของธุรกิจ ช่วยในการหาข้อสรุปทางด้านความต้องการด้านการเงินของธุรกิจและวิเคราะห์วิธี การอื่นๆ ทางด้านการเงินอีกด้วย การวิเคราะห์การคาดการณ์ด้านการเงินที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ทางด้าน เศรษฐกิจ การดำเนินงานของธุรกิจ ประเภทของการเงินที่ได้รับ อัตราดอกเบี้ย ตลาดหุ้น และราคาพันธบัตร ช่วยพัฒนาการวางแผนและจัดการแบบจำลองทางด้านการเงินสำหรับธุรกิจ เช่น Electronic Spreadsheet Package, DSS และ Web-based Groupware
ระบบการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction Processing System - TPS)การประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction Processing)ระบบการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง เป็นระบบสารสนเทศ ซึ่งประมวลผลข้อมูลที่ได้รับจากการเกิดขึ้นของการทำรายการเปลี่ยนแปลง รายการเปลี่ยนแปลง (Transaction) เป็นเหตุการณ์ที่เป็นส่วนหนึ่งของการทำธุรกิจ เช่น การขาย การจัดซื้อ การฝากเงิน การถอนเงิน การคืนเงิน และการจ่ายเงิน ลองคิดตามตัวอย่างของการสร้างข้อมูลขึ้นมาเมื่อมีการขายสินค้าให้กับลูกค้า ด้วยการใช้เครดิต ข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า สินค้า พนักงานขาย ร้านค้า และอื่นๆ ที่ต้องเก็บไว้และทำการประมวลผล แล้วยังมีรายการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ อีกที่เกิดขึ้นตามมา อาทิเช่น การตรวจสอบเครดิต การออกใบแจ้งหนี้เพื่อเก็บเงินจากลูกค้า การเปลี่ยนแปลงของสินค้าคงคลัง และการเพิ่มของยอดรายได้ที่คาดว่าจะได้รับ ดังนั้นงานด้านการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลงได้มีบทบาทที่สำคัญในการสนับ สนุนการดำเนินงานขององค์กร
กลยุทธ์เครือข่ายระบบการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง (Strategic TPS Networks)ระบบการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง สามารถแสดงบทบาทในด้านกลยุทธ์ในการช่วยให้ได้รับข้อได้เปรียบในการแข่งขัน สำหรับธุรกิจ เช่น หลายๆ หน่วยงานกำลังใช้อินเทอร์เน็ต อินทราเน็ต และเครือข่ายอื่นๆ เพื่อทำให้พวกเขาสามารถติดต่อกับลูกค้าหรือบริษัทผู้จัดหาสินค้า หรือเพื่อการประมวลผลทางรายการเปลี่ยนแปลงผ่านระบบออนไลน์ (Online Transaction Processing - OLTP) ระบบนี้ซึ่งสามารถจัดการและประมวลรายการเปลี่ยนแปลงได้ทันทีทันใด สามารถช่วยให้หน่วยงานเหล่านั้นให้บริการที่ดีกว่าแก่ลูกค้าและหุ้นส่วนทาง ธุรกิจ ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นนี้เองได้เพิ่มคุณค่าให้กับสินค้าและบริการ อันเป็นแนวทางที่สำคัญในการทำให้พวกเขามีความแตกต่างไปจากคู่แข่งขัน
วงจรการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction Processing Cycle)ระบบการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง เก็บและประมวลผลข้อมูลตามที่ได้จากการทำรายการเปลี่ยนแปลง จากนั้นจะทำการปรับปรุงแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูลของหน่วยงานให้เป็นปัจจุบัน และจัดทำสารสนเทศในรูปแบบที่หลากหลายเพื่อการใช้ภายในและภายนอกหน่วยงาน รูปที่ 2 ได้แสดงให้เห็นภาพของวงจรการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง ซึ่งมีด้วยกัน 5 ขั้นตอนคือ 1) กระบวนการรับข้อมูลเข้า 2) งานประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง 3) งานด้านประมวลผลแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูล 4) การจัดทำเอกสารและรายงาน 5) งานประมวลผลตามที่ได้รับการขอมา

รูปที่ 2 วงจรการประมวลผลงานรายการเปลี่ยนแปลงของระบบงานประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง

กระบวนการนำเข้าข้อมูลเข้า (Data Entry Process)งานรับข้อมูลเข้าในระบบการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลงนั้น เกี่ยวข้องกับขั้นตอนการนำเข้าข้อมูล (Data Entry) ข้อมูลได้มาหรือถูกเก็บ ด้วยการบันทึก การให้รหัส และแก้ไข ข้อมูลอาจจะต้องมีการแปลงไปอยู่ในรูปแบบที่สามารถใส่เข้าไปในระบบ คอมพิวเตอร์ได้ งานการรับข้อมูลเข้านี้ มักจะทำให้เกิดการคับคั่งของใช้คอมพิวเตอร์สำหรับประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง ดังนั้นวิธีการแบบมือสมัยก่อนจึงต้องใช้สื่อในการรับข้อมูลเข้าจำนวนมาก ซึ่งได้ถูกแทนที่ด้วยวิธีการใช้ระบบอัตโนมัติโดยตรง ซึ่งมีประสิทธิภาพและน่าเชื่อถือกว่า รู้จักกันในชื่อ การรับข้อมูลเข้าจากแหล่งอัตโนมัติ (Source Data Automation) ดูวิธีการนำข้อมูลเข้าทั้งสองแบบนี้ดังนี้
1. การนำเข้าข้อมูลแบบดั้งเดิม (Traditional Data Entry)วิธีการนำเข้าข้อมูลแบบเดิมนั้นโดยปกติขึ้นอยู่กับระบบสารสนเทศ ผู้ใช้หาข้อมูลบนแหล่งที่เป็นเอกสาร (Source Documents) เช่น ใบสั่งซื้อ ใบจ่ายเงินเดือน และแบบฟอร์มการขายสินค้า เอกสารเหล่านี้โดยปกติแล้วจะป้อนลงไปในระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะสะสมเป็นจำนวนมากและเป็นระยะเวลาที่ต่อเนื่อง พนักงานหรือผู้เชี่ยวชาญด้านการใส่ข้อมูลจะใส่ข้อมูลผ่านแป้นพิมพ์ของสถานี งานป้อนข้อมูล หรือคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลของเครือข่าย งานแบบเดิมนี้ต้องใช้งาน คน และสื่อข้อมูลจำนวนมาก ผลที่ได้รับนอกจากจะมีค่าใช้จ่ายสูงแล้ว ยังมีข้อผิดพลาดสูงอีกด้วย ดังนั้น จึงได้มีการเปลี่ยนแปลงมาสู่การนำเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอัตโนมัติ
2. การนำเข้าข้อมูลจากแหล่งอัตโนมัติ (Source Data Automation)การใช้วิธีการอัตโนมัติในการนำข้อมูลเข้า หรือการนำเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอัตโนมัติ มีกระบวนการรับข้อมูลเข้าเป็นอัตโนมัติ เพื่อลดข้อจำกัดในเรื่องปริมาณงาน บุคลากร และสื่อข้อมูลที่ต้องใช้ในการนำเข้าข้อมูลแบบเดิม รูปที่ 3 เป็นตัวอย่างของการนำเข้าจากแหล่งข้อมูลอัตโนมัติของระบบการประมวลผลรายการ เปลี่ยนแปลงของงานขาย ซึ่งควรกระทำดังนี้

• จัดเก็บข้อมูลให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้หลังจากการทำรายการเปลี่ยนแปลง หรือ หลังจากเหตุการณ์ขายเกิดขึ้นโดยการใช้สถานีงาน (Terminal) ณ จุดขาย (POS)

• จัดเก็บข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลงให้ใกล้ชิดที่สุดกับแหล่งที่เกิดข้อมูล พนักงานขายที่สถานีงาน จัดเก็บและแก้ไขข้อมูลที่ถูกต้อง ณ จุดขาย

• จัดเก็บข้อมูลโดยการใช้สื่อที่อ่านได้โดยเครื่องจักรกลโดยตรง เช่น ป้ายบาร์โค๊ด แถบแม่เหล็ก แถบแม่เหล็กหลังบัตรเครดิต

• จัดเก็บข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลงไม่บ่อยนักโดยการใส่ไว้ในสื่อที่อ่านได้โดยเครื่องจักรกล หรือ เก็บไว้ล่วงหน้าในระบบคอมพิวเตอร์

• เก็บข้อมูลโดยตรงโดยปราศจากการใช้สื่อข้อมูล เช่น การใช้เครื่องอ่านรหัสบาร์โค๊ดบนสินค้า

ตัวอย่างที่แสดงในรูปที่ 3 ทำให้ทราบว่ามีหลายอุปกรณ์ที่สามารถใช้เป็นแหล่งข้อมูลอัตโนมัติ เช่น POS, ATM และ เครื่องอ่านเลขเช็คจ่ายเงิน (Optical Character Recognition : OCR) อุปกรณ์อาทิ เช่น Optical Scanning Wand, Grocery Checkout Scanner ( เครื่องอ่านรหัสสินค้าจากบาร์โค๊ดที่ใช้ในห้างสรรพสินค้า) อุปกรณ์นำเข้าและแสดงผลข้อมูลและเครือข่ายเทคโนโลยี ในการนำเข้าข้อมูลอัตโนมัติ รวมถึงการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลและเครือข่ายคอมพิวเตอร์กับลิ้นชัก เก็บเงิน (Cash Drawer) ในฐานะที่เป็นสถานีงาน ณ จุดขาย หรือระบบจอภาพสัมผัส (Touch Screen) ระบบจดจำเสียง (Voice Recognition Systems)

รูปที่ 3 ตัวอย่างการนำเข้าข้อมูลอัตโนมัติของการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลงด้านการขาย

การประมวลผลแบบชุด (Batch Processing)ระบบการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลงได้ประมวลผลข้อมูลด้วย 2 วิธีการพื้นฐานก็คือ 1) การประมวลผลแบบชุด หมายถึง ข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลงจะถูกสะสมกันในช่วงเวลาหนึ่ง และจะนำไปประมวลตามระยะเวลาที่สม่ำเสมอ เช่น 1 วันหรือ 1 สัปดาห์ เป็นต้น 2) การประมวลผลตามเวลาจริงหรือ ณ เวลาปัจจุบัน เรียกได้อีกอย่างว่า การประมวลผลออนไลน์ ซึ่งข้อมูลจะถูกนำไปประมวลผลทันทีหลังจากการเกิดรายการเปลี่ยนแปลง
ในเรื่องการประมวลผลแบบชุดนั้น ข้อมูลของรายการเปลี่ยนแปลงจะถูกรวบรวมในระยะเวลาหนึ่งและประมวลผลเป็นระยะ สม่ำเสมอ การประมวลผลแบบชุดโดยปกติแล้ว มักเกี่ยวข้องกับ

• การเก็บเอกสารจากแหล่งที่เกิดการทำรายการเปลี่ยนแปลงโดยตรง เช่น ใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคา รวมกันเป็นชุดหรือกลุ่ม เรียกว่า แบท (Batches)

• การบันทึกข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลงบนสื่อประเภทเดียวกัน เช่น จานแม่เหล็ก เทปแม่เหล็ก

• การจัดเรียงรายการเปลี่ยนแปลงบนแฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลงในลำดับแบบเดียวกันกับที่ทำในแฟ้มข้อมูลหลัก

• การประมวลผลข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลงและการสร้างแฟ้มข้อมูลหลักให้ข้อมูลเป็น ปัจจุบัน และเอกสารหลายประเภท เช่น ใบเสนอราคาของลูกค้า และการจ่ายเงินด้วยเช็ค

การจัดเก็บและเก็บรักษาชุดของข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลงที่สาขาที่ห่างไกล และส่งข้อมูลกลับมาที่คอมพิวเตอร์ส่วนกลาง เพื่อทำการประมวลผลอย่างสม่ำเสมอ เราเรียกงานนี้ว่า การนำเข้างานระยะไกล ( Remote Job Entry : RJE)

รูปที่ 4 ตัวอย่างของระบบการประมวลผลแบบชุด: ชุดของการนำเช็คเข้าฝากได้ถูกรวบรวมและประมวลผลเป็นรายวันในธุรกิจธนาคาร

ข้อได้เปรียบและข้อเสียเปรียบ (Advantages and Disadvantages)การประมวลผลแบบชุดนั้น เป็นวิธีที่ดีทางด้านเศรษฐศาสตร์ ซึ่งทำการประมวลผลเมื่อมีจำนวนข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลงจำนวนมากๆ จึงเป็นเรื่องที่เหมาะสมสำหรับหลายๆระบบงานที่ไม่จำเป็นจะต้องปรับปรุงฐาน ข้อมูลให้เป็นปัจจุบันในทันที หรือการออกเอกสารและรายงานจะกระทำเมื่อมีการขอตามตารางเวลางานเท่านั้น
อย่างไรก็ตามการประมวลผลแบบชุดนี้ก็มีข้อเสียบางประการ แฟ้มข้อมูลหลักจะล้าสมัยระหว่างตารางการประมวลผล การจัดการเพื่อให้ได้ตามที่มีการขอมาก็ไม่อาจทำได้ทันทีทันใด ด้วยสาเหตุนี้ ระบบงานจำนวนมากจึงใช้ระบบการประมวลผลตามเวลาจริง
การประมวลผลตามเวลาจริง (Realtime Processing)
ในระบบการประมวลผลนั้น ประสิทธิภาพของการประมวลผลตามเวลาจริงจะทำให้เกิดข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลง ทันทีและแสดงผลให้แก่ผู้ใช้ได้ทันที ระบบที่นิยมใช้ทั่วไปเรียกว่า การประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลงแบบออนไลน์ (Online Transaction Processing - OLTP) ข้อมูลจะถูกนำเข้าโดยตรงจากระบบคอมพิวเตอร์จากสถานีงานที่ทำรายการเปลี่ยน แปลง และจะเก็บรายการเปลี่ยนแปลงไว้ในแฟ้มข้อมูลที่เข้าถึงได้ออนไลน์ แฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูลจะได้รับการปรับปรุงให้เป็นปัจจุบันทันทีเมื่อไรก็ ตามที่ข้อมูลได้เกิดขึ้น ทำให้สามารถจะสืบค้นข้อมูลได้ทันที การประมวลผลตามเวลาจริงขึ้นอยู่กับอินเทอร์เน็ต อินทราเน็ต และเอ็กซ์ทราเน็ต และเครือข่ายอื่นๆ ที่จะทำให้เกิดการเชื่อมโยงโทรคมนาคมระหว่างสถานีงานที่ทำรายการเปลี่ยนแปลง กับ แม่ข่ายและคอมพิวเตอร์อื่นๆ
กระบวนการป้องกันการล่มของระบบ (Fault Tolerant Processing)สายการบิน ธนาคาร บริษัทโทรศัพท์และหลายๆ หน่วยงาน ต้องพึ่งพาระบบป้องกันการล่มของระบบ ( Fault Tolerant Systems) เพื่อป้องกันความล้มเหลวในการใช้ระบบงานการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลงแบบอ อนไลน์ เช่น ระบบการจองตั๋วของสายการบิน ระบบการโอนเงินอัตโนมัติของธนาคารและระบบงานทางด้านพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ ใช้กระบวนการป้องกันการล่มของระบบ มีประสิทธิภาพในการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลงแบบไม่มีหยุด (Nonstop Realtime Transaction Processing) ซึ่งทำให้การทำงานสามารถทำต่อได้แม้ว่าจะมีส่วนใดส่วนหนึ่งของแฟ้มข้อมูลจะ ใช้งานไม่ได้ก็ตาม (System Fail)
Fault Tolerant Processing อาจใช้การออกแบบ Multiprocessor โดยใช้ CPU สองตัว หรือใช้การออกแบบแบบ Parallel Processor ของหลาย Microprocessors เพื่อสร้าง Back up Failover ที่มีประสิทธิภาพ อาจมีหน่วยความจำ ดิสก์ไดร์ฟ และอุปกรณ์อื่นๆ เหมือนกับเป็นการทำซ้ำของซอฟต์แวร์ นอกจากนี้หลายๆ บริษัทยังจัดการเครือข่ายที่มีความสัมพันธ์กับอินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ต ในรูปแบบ Web Farms หรือ Server Farms ทำให้แหล่งประมวลผลของบริษัทขนาดใหญ่สามารถทำงานแบบบูรณาการ อันทำให้เกิดประสิทธิภาพของแต่ละแม่ข่ายที่สามารถทำการสำรองได้โดยแม่ข่าย อีกตัวหนึ่งในเครือข่าย
ข้อได้เปรียบและข้อเสียเปรียบ
การประมวลแบบตามเวลาจริง จะทำการปรับปรุงฐานข้อมูลและตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ในทันทีทันใด การประมวลผลแบบตามเวลาจริงนี้จึงเป็นประโยชน์กับระบบงานที่มีการเปลี่ยนแปลง บ่อยๆ และจะต้องทำในเวลาอันสั้นเพื่อให้ข้อมูลทันสมัย
ระบบการประมวลผลตามเวลาจริงมีข้อเสียเปรียบ เพราะว่าเป็นระบบออนไลน์ เครือข่ายการประมวลผลสามารถเข้าถึงได้โดยตรง ต้องมีการป้องกันพิเศษเพื่อป้องกันฐานข้อมูล ดังนั้น หลายระบบตามเวลาจริง (Realtime Systems) ใช้แฟ้มข้อมูลเทปแม่เหล็กเพื่อเก็บการควบคุมรายการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ เกิดขึ้น (Control Logs) หรือเพื่อเป็นการข้อมูลสำรอง การควบคุมที่นอกเหนือไปจากนี้ได้ถูกสร้างไว้แล้วในซอฟต์แวร์และเครือข่ายจะ ทำหน้าที่ป้องกันการเข้าใช้ข้อมูลของผู้ไม่มีสิทธิ์ (Unauthorized) หรืออุบัติเหตุที่ทำให้ข้อมูลเสียหาย นอกจากนี้ จะต้องมีค่าใช้จ่ายสำหรับความปลอดภัยหรือการล่มของระบบ ดังนี้ข้อได้เปรียบหลายประการของระบบประมวลผลตามเวลาจริงจึงต้องแลกกับค่า ใช้จ่ายพิเศษและการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล อย่างไรก็ตาม องค์กรที่ใช้คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีความเต็มใจที่จะจ่ายเพื่อแลกกับความเร็ว ประสิทธิภาพ และบริการที่ดีกว่า
การบำรุงรักษาฐานข้อมูล (Database Maintenance)การบำรุงรักษาฐานข้อมูลเป็นงานที่สำคัญของระบบการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง ฐานข้อมูลต้องมีบำรุงรักษาเพื่อที่จะได้ข้อมูลที่ถูกต้องและทันสมัยอยู่เสมอ ดังนั้นจึงต้องปรับปรุงฐานข้อมูลขององค์กรให้เป็นปัจจุบัน ให้ทันกับความเปลี่ยนแปลงอันเป็นผลมาจากการทำรายการเปลี่ยนแปลงในแต่ละวัน เช่น การขายแบบให้เครดิตแก่ลูกค้าอาจทำให้เกิดยอดหนี้ของลูกค้าสูงขึ้นและจำนวน ของสินค้าคงคลังที่มีอยู่ในมือลดลง ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงนั้นๆ จะต้องปรากฏในข้อมูลของแต่ละระเบียนที่เก็บไว้ในฐานข้อมูลของบริษัท
ดังนั้น งานที่สำคัญอย่างหนึ่งของระบบการประมวลผลทางรายการเปลี่ยนแปลง คือ การปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยและบันทึกความเปลี่ยนแปลงในฐานข้อมูลของบริษัท ฐานข้อมูลเป็นแหล่งข้อมูลเพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในระบบสารสนเทศการจัดการ ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหาร และอื่นๆ
การจัดทำเอกสารและรายงานทั่วไป (Document and Report Generation)ขั้นตอนสุดท้ายของวงจรการประมวลผล คือ การจัดทำสารสนเทศในรูปของเอกสารและรายงาน เอกสารที่จัดทำโดยระบบการประมวลผลทางรายการเปลี่ยนแปลง เรียกว่า เอกสารรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction Documents) เช่น

• เอกสารที่ทำให้การกระทำ (Action Document ) เอกสารนี้หมายถึงการกระทำเริ่มแรก (Initiate Actions) หรือรายการเปลี่ยนแปลงในส่วนของผู้รับ (Recipients) เช่น ใบสั่งซื้อที่มีอำนาจในการจัดซื้อไปยังบริษัทผู้จัดหาสินค้า เช็คที่มีอำนาจให้ธนาคารทำการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน

• เอกสารสารสนเทศ ( Information Document ) เอกสารนี้เกี่ยวข้องกับยืนยัน (Confirm) หรือ การรับรอง (Prove) จากผู้รับว่ารายการเปลี่ยนแปลงนั้นได้เกิดขึ้น เช่น ใบเสร็จรับเงินจากการขาย (Sale Receipts) ใบยืนยันการสั่งซื้อ (Sales Order Confirmations) ใบส่งสินค้าแก่ลูกค้า (Customer Invoices) และสามารถใช้เป็นเอกสารในการควบคุม (Control Documents) ตั้งแต่เมื่อมีการออกเอกสารเพื่อยืนยันรายการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น

• เอกสารหมุนกลับหรือเอกสารที่นำกลับมาใช้อีก (Turnaround Document ) เอกสารทางรายการเปลี่ยนแปลงบางประเภทได้ออกแบบให้อ่านได้ด้วยแถบแม่เหล็ก (Magnetic) หรือเครื่องตรวจกวาด (Optical Scanner) ที่มีการออกแบบให้กลับคืนสู่ผู้ส่งได้ เช่น คอมพิวเตอร์ได้พิมพ์ใบเสนอราคาที่มีบางใบแจ้งราคาที่สามารถส่งกลับมาพร้อม กับการจ่ายเงิน อีกทั้งสามารถประมวลผลได้โดยอัตโนมัติโดยผ่านอุปกรณ์เครื่องตรวจกวาด

ระบบการประมวลผลทางรายการเปลี่ยนแปลง ได้จัดทำรายงานหลายประเภทจากรายการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจที่เกิดขึ้นหรือการ ประมวลผลของงานในแต่ละช่วงเวลา โดยไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อใช้ในงานบริหาร แต่รายงานดังกล่าวสามารถจัดทำการติดตามตรวจสอบและควบคุมได้ เช่น

• รายการควบคุม (Control Listing ) เป็นรายงานรายละเอียดที่แสดงถึงแต่ละรายการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในแต่ละ ช่วงเวลา ที่เรียกว่า บันทึกทางรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction Logs) เช่น รายชื่อของผู้ที่จะได้รับเงินเดือนจะลงทะเบียนไว้และรายชื่อนี้จะถูกพิมพ์ลง บนเช็คจ่ายเงินแต่ละใบด้วยระบบการจ่ายเงิน

• รายงานแก้ไข (Edit Reports) รายงานนี้แสดงถึงความผิดพลาดที่จับได้ระหว่างการประมวลผล เช่น หมายเลขผิด ข้อมูลขาด (Missing Data) และรายการควบคุมความผิดพลาด

การประมวลผลตามที่ได้รับคำขอ (Inquiry Processing)ระบบการประมวลผลทางรายการเปลี่ยนแปลง ได้สนับสนุนการหาข้อมูลตามเวลาจริงของการใช้แฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูลออนไลน์ ผู้ใช้ที่เครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลของลูกข่ายและ NCs สามารถใช้อินเทอร์เน็ต เอ็กซ์ทราเน็ต เว็บบราวเซอร์ หรือสามารถใช้การจัดการฐานข้อมูลด้วยภาษาการสอบถาม (Query Languages) เพื่อสร้างคำถามและได้รับคำตอบที่เกี่ยวข้องกับงานรายการเปลี่ยนแปลง โดยปกติแล้วการตอบสนอง (Responses) จะแสดงออกมาตามรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือปรากฏบนหน้าจอภาพ